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LES STATUTS ET LE REGLEMENT INTERIEUR

 

Ste Lot sante Montauban

 

 CETTE PAGE CONTIENT LES STATUTS ET LE REGLEMENT INTERIEUR ACTUELS AINSI QUE LA PLUPART DE CEUX QUI ONT ETE EN VIGUEUR DEPUIS LA CREATION DE L'ACADEMIE AU XVIIIe SIECLE. 

 

LES STATUTS DE L'ACADEMIE du 03 JUIN 2019

 

STATUTS DE L’ACADEMIE DES SCIENCES, DES LETTRES ET DES ARTS DE MONTAUBAN

TITRE I : DENOMINATION, SCEAU, OBJET, SIEGE

Article 1 : Dénomination

1.1 - La présente société, qui est régie par la loi du 1er juillet 1901 relative aux associations sans but lucratif et ses textes d’application, a pour dénomination « Académie des Sciences, des Lettres et des Arts de Montauban », ci-dessous dénommée : « Académie de Montauban ».

1.2 - Son fonctionnement est défini par les dispositions des présents statuts, complétées par un règlement intérieur.

Article 2 : Constitution, sceau, devise

2.1 - Elle est la continuatrice de la Société littéraire fondée à Montauban en 1730 érigée en Académie par lettres patentes, le 19 juillet 1744 et des sociétés savantes du 19e siècle (Société des Sciences et des Arts du Lot séante à Montauban, Société des Sciences, Agriculture et Belles-lettres de Tarn-et-Garonne, Société des Sciences, Belles-lettres et Arts de Tarn-et-Garonne). Elle a été refondée en 1883 et ses statuts modifiés, notamment en 1935 et 1997.

Les présents statuts ont été réactualisés en 2019 et approuvés en Assemblée générale le 3 juin 2019.

2.2 - Elle a un sceau et une devise : un laurier enté sur le saule des armes de la Ville de Montauban avec ces mots « Miraturque novas fondes ».

Article 3 : Objet

3.1 - L’Académie a pour objet la transmission des savoirs entre ses membres et au bénéfice du grand public, dans une approche interdisciplinaire. Elle favorise en son sein l’échange des connaissances et la confrontation des idées dans un climat de respect mutuel.

3.2 - L’Académie s’interdit toute discrimination, toute manifestation à caractère politique, confessionnel ou syndical. Elle agit au nom de l’intérêt général et veille au respect des principes démocratiques fondamentaux. Elle garantit dans ses activités la liberté de conscience et d’expression de ses membres dans le cadre des lois qui en fixent les limites et s’attache notamment à favoriser l’engagement citoyen, la solidarité et la mixité.

Article 4 : Siège

Elle a son siège à Montauban (Tarn-et-Garonne) en un lieu fixé par l’assemblée générale, sur proposition du conseil d’administration. Toute modification du siège est soumise au vote de l’assemblée générale ordinaire. A la date d’adoption des présents statuts, il est à la Maison de la Culture de Montauban, 2, rue du Collège.

Article 5 : Durée

La durée de l’association est illimitée.

TITRE II : COMPOSITION DE L’ASSOCIATION

Article 6 : Les catégories de membres

6.1 - L’Académie de Montauban se compose de quarante membres dits

« académiciens », élus en assemblée élective dite « assemblée générale élective des académiciens » (cf. article 18). Les conditions d’éligibilité et le mode d’élection sont précisés par le règlement intérieur.

6.2 - Elle comprend, en outre :

1) En qualité de membre de droit, le préfet de Tarn-et-Garonne, le président du conseil départemental et le maire de Montauban.

2) Des membres élus en qualité de :

  1. a) membre d’honneur ;
  2. b) membre correspondant ;
  3. c) membre associé ;
  4. d) membre bienfaiteur ;
  5. e) académicien honoraire.

Les membres sont des personnes physiques à l’exception de ceux visés en 2-c) et 2-d) qui peuvent être également des personnes morales de droit privé ou de droit public. Dans ce cas, est habilité à siéger en leur nom leur représentant légal. Les conditions d’éligibilité et le mode d’élection de ces membres sont également précisés par le règlement intérieur.

Article 7 : Droits et obligations des membres, déontologie 

7.1 - Les membres ont l’obligation de s’acquitter annuellement d’une cotisation d’un montant approuvé en assemblée générale ordinaire conformément aux dispositions de l’article 9 et d’assister à ses séances. Ils disposent de la possibilité de participer aux travaux de l’Académie.

7.2.- Ils font abandon de leurs droits d’auteur au profit de l’Académie sur l’ensemble des textes produits dans le cadre des activités de celle-ci s’ils sont publiés par elle.

7.3 - Ils ont le droit, selon la catégorie à laquelle ils appartiennent :

- De participer aux instances délibérantes selon leur catégorie et/ou selon le mandat électif qu’ils détiennent ;

- D’assister aux séances selon leur catégorie ;

- De recevoir le recueil annuel et les publications périodiques ;

- D’accéder au site internet de l’Académie et à son intranet.

7.4 - Les membres ont le droit d’être protégés contre tout usage illégal de leurs données personnelles, l’association s’engageant à respecter la réglementation applicable en la matière, dans les conditions définies par le règlement intérieur.

Article 8 : Perte de la qualité de membre pour chacune des catégories (exclusion, radiation pour tous les membres et spécifiques pour chacune des catégories)

 .1 -Tout membre a le droit de quitter l’Académie de Montauban à la condition d'aviser de son intention le président. Mais, dans ce cas, il demeure tenu au paiement de la cotisation pour l’année courante.

8.2 - Lorsqu'un membre de l’Académie de Montauban n'a pas payé, avant l'expiration de l'année, la cotisation annuelle qui lui incombe, le trésorier l'invite par écrit à s'acquitter de cette obligation. Un mois après l'envoi de cette lettre, le conseil d’administration prononce, s'il y a lieu, la radiation de ce membre.

8.3 -Tout académicien qui, sans motif jugé légitime, laisse passer une année entière sans assister au moins à une séance et sans se faire excuser recevra un avertissement du président puis pourra faire l’objet d’une radiation. Il pourra néanmoins être nommé membre associé ou honoraire.

8.4 - Au cas où il paraît au bureau qu'un membre de l’Académie de Montauban a commis une faute susceptible d’entacher la réputation de cette dernière, le conseil d’administration, après l’avoir entendu, peut prononcer son exclusion. Le membre mis en cause peut faire appel de cette décision devant l’assemblée générale élective des académiciens. La décision sera prise à bulletins secrets et à la majorité des membres présents.

8.5 - La qualité de membre se perd par le décès pour les personnes physiques ou la dissolution pour les personnes morales, la démission, la radiation, l’exclusion prononcées dans les conditions fixées par le règlement intérieur.

TITRE III : LES RESSOURCES

Article 9 : Cotisation

9.1 - Les membres de l’Académie de Montauban sont tenus de s’acquitter d’une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale ordinaire, sur proposition du conseil d’administration.

 9.2 - Le montant de cette cotisation peut être différent selon la catégorie d’appartenance. Certaines catégories de membres peuvent être dispensées de cotisation.

9.3 - Il est délivré un reçu fiscal aux sociétaires qui se sont acquittés régulièrement de leur cotisation.

Article 10 : Ressources et vérificateurs aux comptes   

         10.1 – Ressources : pour atteindre ses buts, défendre ses valeurs et mettre en œuvre ses actions, l’Académie de Montauban recourt à tous les moyens autorisés par la loi pour les associations d’intérêt général.

         10.2 – Vérificateurs aux comptes : deux vérificateurs aux comptes, bénévoles et non membres du conseil d’administration, sont élus par l’assemblée générale élective des académiciens pour la durée du mandat.

TITRE IV : LES ACTIVITES

Article 11 : Activités

11.1 - L’Académie, pour atteindre les buts qu’elle s’est fixés, met en œuvre diverses activités. Elle organise pour ses membres et/ou pour le public des conférences, des colloques ou des débats. Elle peut organiser également des concours ou attribuer des bourses d’étude. Outre son recueil annuel, elle publie des ouvrages d’intérêt général. Elle met à disposition du public et de ses membres un site internet.

11.2 - Elle organise ses activités à Montauban à son siège ou à tout autre lieu à sa convenance dans cette ville ou dans toute autre commune du Tarn-et-Garonne.

11.3 - Elle peut participer, en partenariat avec d’autres associations (académies, sociétés savantes, associations à caractère culturel ou éducatif) à des activités communes.

Les principes généraux de l’organisation de ces activités sont définis par le règlement intérieur. Leur programmation et leur organisation sont décidées par le conseil d’administration.

TITRE V : LA GOUVERNANCE DE L’ACADEMIE

Article 12 : Conseil d’administration : composition, désignation, durée des mandats et pouvoirs

12.1 - Le conseil d’administration est élu pour un mandat de 3 ans qui commence le 1er janvier de l’année qui suit son élection par les membres composant l’assemblée générale élective des académiciens (voir article 18).

Il se compose de onze académiciens qui sont élus nominativement dans leurs fonctions, soit les six membres du bureau (président, vice-président, secrétaire général, trésorier, secrétaire adjoint, trésorier adjoint) et cinq membres chargés de missions particulières dans les domaines suivants : les publications, la communication, les relations interacadémiques, le secrétariat des séances, les archives et la bibliothèque. Les membres sortants du conseil sont rééligibles (immédiatement ou après une interruption de 3 ans). Les modalités pratiques de l’élection ou du remplacement des administrateurs sont fixées par le règlement intérieur.

12.2 - En cas de vacance d’un ou plusieurs postes, il est procédé au remplacement par cooptation par le conseil d’administration. Le poste est alors pourvu par vote secret et le mandat du membre élu prendra fin avec le mandat en cours pour l’ensemble des administrateurs en fonction.

Dans le cas particulier du président, le vice-président le remplace de plein droit en cas de décès, démission, radiation, exclusion ou empêchement constaté par le conseil d’administration jusqu’à la fin du mandat en cours. Le vice-président est alors lui-même remplacé dans les conditions fixées par le présent paragraphe.

12.3 - Les fonctions de membre du conseil d’administration ne sont pas rémunérées. Les remboursements de frais sont possibles sur présentation de justificatifs. Les modalités de remboursement sont définies chaque année par le conseil d’administration.

12.4 - Le mandat de membre du conseil d’administration prend fin par le décès, la démission en qualité de membre et/ou de sociétaire, la révocation prononcée par le conseil d’administration en cas d’absence répétées et non justifiées, d’empêchement, d’indisponibilité prolongée ou par manquement aux obligations imposées aux académiciens dans les conditions fixées par le règlement intérieur.

12.5 - Le conseil d’administration est investi des pouvoirs pour administrer l’Académie de Montauban et en assurer la gouvernance. Il autorise à ester en justice. Il arrête les comptes de l’exercice écoulé. Il propose au vote de l’assemblée générale extraordinaire les modifications des statuts. Il peut déléguer au président ou à tout membre du bureau qui lui en rend compte les missions suivantes : préparation du programme, organisation des publications, négociation des partenariats interacadémiques et divers, etc.

12.6 - Il crée les commissions thématiques en fonction des besoins et en décide la dissolution si nécessaire, dans les conditions fixées par le règlement intérieur.

12.7 - Il examine les candidatures en vue de pourvoir les sièges vacants d’académiciens et pour l’accès à la catégorie de membre bienfaiteur, d’honneur ou d’académicien-correspondant et les propose à l’assemblée générale élective des académiciens pour décision.

Il associe pour cet examen, avec voix délibérative, les anciens présidents de l’Académie, membres de celle-ci à un titre ou à un autre. Sur proposition du président, il décide de l’admission des membres associés et du changement éventuel de statut des académiciens souhaitant quitter le siège qu’ils occupent pour devenir académiciens honoraires.

Article 13 : Conseil d’administration : réunions, fonctionnement et délibérations

13.1 - Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président chaque fois que cela est nécessaire et au minimum 3 fois par an.

Il est rédigé un compte rendu de réunion par le secrétaire général qui tient un registre des délibérations.

Le conseil d’administration peut être réuni à la demande de la moitié de ses membres.

Les convocations sont adressées par courrier postal ou par courriel huit jours avant la date de réunion. Les convocations font mention de l’ordre du jour.

Il est tenu une feuille d’émargement lors des réunions du conseil d’administration.

13.2 - Le conseil d’administration peut délibérer valablement si la moitié de ses membres sont présents ou représentés. Tout membre absent ou empêché peut donner mandat par écrit à un autre membre.

Chaque membre présent ne peut disposer que d’un seul mandat de représentation.

Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.

Des dispositions complémentaires relatives au fonctionnement du conseil d’administration peuvent être fixées par le règlement intérieur.

13.3 – La définition des responsabilités et tâches des membres du conseil d’administration chargés de missions particulières telles que définies à l’article 12.1 relèvent du règlement intérieur. Celles des membres du bureau relèvent des articles 14 et 15 des présents statuts et peuvent être complétées par le règlement intérieur.

Article 14 : Bureau : composition, désignation, durée des mandats, attributions

14.1 - Le président et le vice-président sortant ne sont rééligibles aux mêmes fonctions qu’après une interruption de trois ans et les autres membres du bureau sans interruption. Un académicien ne peut être membre du bureau que durant trois mandats.

14.2 - La qualité de membre du bureau prend fin dans les mêmes conditions que pour les membres du conseil d’administration. La démission du bureau fait perdre à l’intéressé la qualité de membre du conseil d’administration.

14.3 – Le bureau de l’Académie de Montauban assure la gestion courante de l’association et exécute les décisions du conseil d’administration

Article 15 : Bureau : réunions, compétences de ses membres, fonctionnement, décisions

15.1 - Le bureau se réunit sur convocation du président ou sur demande de la moitié de ses membres autant de fois que nécessaire.

Pour se réunir valablement le bureau doit rassembler la moitié de ses membres présents. La présence du président ou du vice-président est indispensable.

A l’issue de ses réunions, il est établi un relevé de décisions.

15.2 – Compétences des membres du bureau :

Le président représente l’Académie dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet. Il veille au respect des valeurs défendues par l’Académie, de son projet associatif, culturel, intellectuel, moral et à celui des dispositions statutaires et règlementaires qui organisent ses activités et sa vie démocratique. Il préside et anime les réunions de toutes natures. Il ordonne les dépenses. Il présente son bilan annuel lors de l’assemblée générale ordinaire.

Le vice-président assiste le président dans ses fonctions et le remplace en tant que de besoin.

Le secrétaire général est chargé des convocations aux réunions statutaires en accord avec le président. Il est responsable de l’établissement des procès-verbaux des réunions statutaires et de la tenue des registres de délibérations. Il a en charge le registre des adhérents. Il assure le suivi de la correspondance et de la communication interne et externe de l’Académie en concertation étroite avec le chargé de communication. Il est assisté par le secrétaire adjoint qui le remplace en cas d’empêchement. Il établit un relevé de conclusions après chaque séance et le transmet aux membres du conseil d’administration. Il préside les réunions du conseil d’administration en cas d’absence simultanée du président et du vice-président.

Le trésorier établit ou fait établir sous sa responsabilité les comptes de l’Académie de Montauban. Il est chargé de l’appel à cotisation auprès des adhérents. Il présente son rapport annuel sur les comptes financiers de l’Académie lors de l’assemblée générale. Il encaisse les recettes et règle les dépenses, il suit l’évolution de ses comptes bancaires et propose éventuellement les placements des disponibilités au conseil d’administration. Il est chargé de la préparation et du suivi des demandes de subventions. Il est assisté par le trésorier adjoint qui le remplace en cas d’empêchement. Il communique aux vérificateurs aux comptes les documents et pièces comptables demandées.

Article 16 : Commissions thématiques, délégations, missions particulières

16.1 - Sur proposition du président, le conseil d’administration peut créer des commissions thématiques pour une durée limitée ou illimitée. Il en fixe la composition et désigne un secrétaire rapporteur chargé d’organiser ses travaux sous la responsabilité du président et d’en rendre compte au conseil. Les membres de ces commissions thématiques sont choisis parmi les sociétaires de toutes les catégories, en fonction de leurs compétences.

Si la durée de vie d’une commission n’est pas précisée, elle cesse de plein droit ses activités à l’issue du mandat normal des administrateurs en fonction.

16.2 - Le conseil d’administration, sur proposition du président, peut nommer parmi ses membres, ou à défaut parmi d’autres académiciens, des personnes chargées de mener à bien des missions particulières, dans les mêmes conditions de durée que pour les commissions.

16.3 - Le conseil d’administration et le président, pour l’exercice des compétences qui leur sont propres, peuvent nommer des délégués. Ils pourront dans ce cas décharger à tout moment les délégataires de l’exercice de ces compétences.

TITRE VI : LES ASSEMBLEES DELIBERANTES

Article 17 : Assemblée générale ordinaire : attributions et prérogatives réunions, votes, délibérations

17.1 - L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins 1 fois par an avant le 30 juin. Tous les membres, à quelque titre que ce soit, sont invités à y participer. A cet effet le président convoque l’assemblée générale ordinaire au minimum 15 jours avant la date prévue par courrier ou courriel. Sur la convocation figure l’ordre du jour. Seuls les points y figurant pourront être traités lors de l’assemblée générale ordinaire.

Des questions diverses pourront être abordées dans les conditions fixées par le règlement intérieur.

17.2 - L’assemblée générale ordinaire est seule habilitée pour approuver :

  • Le rapport moral, le rapport d’activités de l’exercice écoulé et son évolution pour l’exercice à venir ;
  • Le rapport financier établi par le trésorier et les comptes de l’exercice clos ;
  • Le rapport des vérificateurs aux comptes ;
  • Le prévisionnel financier pour l’exercice à venir.

17.3 - L’assemblée générale ordinaire est habilitée à se prononcer sur les questions diverses et sur les actes dépassant les prérogatives du conseil d’administration, à l’exception de celles qui appartiennent à l’assemblée générale élective des académiciens (article 18) et à l’assemblée générale extraordinaire (article 19). 

17.4 - Pour délibérer valablement l’assemblée générale ordinaire doit réunir la moitié des membres de l’association ayant droit de vote dans cette instance. Tout membre absent pourra se faire représenter par un autre membre appartenant à la même catégorie (titulaire, associé, correspondant). Chaque membre présent ne pourra disposer que d’un seul mandat.

Dans l’hypothèse où le quorum ne serait pas atteint, une nouvelle convocation sera adressée dans un délai de 15 jours dans les mêmes conditions que celles mentionnées ci-dessus. L’assemblée générale ordinaire pourra se réunir alors valablement sans quorum.

Seuls les académiciens, les membres associés, les membres correspondants, disposent du droit de vote pour les rapports (moral, activités, financier, prévisionnel financier et questions diverses à caractère général). N’ont pas le droit de vote en assemblée générale ordinaire les membres de droit, les bienfaiteurs, les membres honoraires et les membres d’honneur. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.

17.5 - Le secrétariat est assuré par le secrétaire général, le secrétaire adjoint ou un membre du conseil d’administration. Le compte rendu de l’assemblée générale ordinaire est diffusé à l’ensemble des membres.

Article 18 : Assemblée générale élective des académiciens : attributions, prérogatives, réunions, votes, délibérations.

18.1 - L’assemblée générale élective des académiciens se réunit au moins une fois tous les trois ans au mois de novembre ou de décembre et chaque fois que cela sera nécessaire afin de pourvoir les sièges vacants d’académiciens, élire un membre d’honneur, un membre bienfaiteur, un membre correspondant. Tous les académiciens sont invités à participer à cette assemblée.

18.2 - Pour se réunir valablement, l’assemblée générale élective des académiciens devra réunir la moitié de ses membres présents ou représentés. Tout membre absent pourra se faire représenter par un autre membre titulaire. Chaque membre ne pourra disposer que d’un seul mandat. Le mandat sera écrit et remis au secrétaire général avant le début de l’assemblée. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.

18.3 - Le secrétariat est assuré par le secrétaire général, le secrétaire adjoint ou un membre du conseil d’administration. Le compte rendu de l’assemblée élective des académiciens est diffusé à l’ensemble des membres de cette assemblée.

18.4 - Dans l’hypothèse où le quorum ne serait pas atteint, une nouvelle convocation serait adressée dans les mêmes conditions que mentionnées ci-dessus et dans un délai de 15 jours. L’assemblée pourra alors se réunir valablement sans quorum.

18.5 – L’assemblée générale élective des académiciens procède à l’élection des onze membres du conseil d’administration :

  • En premier lieu, le président et le vice-président, élus pour 3 ans, et non rééligibles sauf après une interruption de 3 ans minimum ;
  • Puis les neuf autres membres du conseil d’administration, dans leurs fonctions respectives telles que définies dans l’article 12.1. Ces neuf membres sont rééligibles dans la limite de trois mandats consécutifs.

Article 19 : Assemblée générale extraordinaire : modification des statuts, dissolution, fusion-absorption

19.1 – Modification des statuts : l’assemblée générale extraordinaire est seule compétente pour se prononcer, en les approuvant ou les rejetant, sur les modifications des statuts proposées par le conseil d’administration, lequel aurait été saisi préalablement par le président. Tous les membres sont convoqués 15 jours avant la date par courrier postal ou courriel. L’ordre du jour est indiqué sur la convocation. Seuls les points indiqués dans la convocation pourront être traités. Les membres votant sont ceux disposant du droit de vote en assemblée générale ordinaire

Pour se réunir valablement l’assemblée générale extraordinaire devra réunir 2/3 des académiciens présents ou représentés. Tout membre absent pourra se faire représenter par un autre membre appartenant à la même catégorie (titulaire, associé, correspondant). Chaque membre présent ne pourra disposer que d’un seul mandat.

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés.

19.2 – Dissolution, fusion-absorption : l’assemblée générale extraordinaire est seule compétente pour se prononcer sur la dissolution, la fusion-absorption. Les membres de l’assemblée sont convoqués 15 jours avant la date par courrier ou courriel. L’ordre du jour est indiqué sur la convocation. Seuls les points indiqués dans la convocation pourront être traités.

Les décisions sont prises à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés.

19.3 – Dispositions communes : le secrétariat des séances est assuré par le secrétaire général, le secrétaire adjoint ou un membre du conseil d’administration. Le compte rendu de l’assemblée générale extraordinaire est diffusé à l’ensemble des membres.

Dans l’hypothèse où le quorum ne serait pas atteint, une nouvelle convocation serait adressée dans un délai de 15 jours dans les mêmes conditions que mentionnées ci-dessus. L’assemblée pourra alors se réunir valablement sans quorum.

TITRE VII : DISPOSITIONS DIVERSES

Article 20 : Exercice social :

L’exercice social est confondu avec l’année civile. Il commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

Article 21 : Dissolution/dévolution

En cas de dissolution pour quelque raison que ce soit (volontaire, administrative ou juridique) l’assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés des opérations de dissolution et de dévolution.

L’actif net restant sera dévolu conformément à la législation en vigueur et à une association poursuivant des buts proches. Les actifs non-financiers et/ou de caractère « patrimonial » (bibliothèque, archives ou tout autre objet anciens), seront dévolus à des organismes publics ou privés de toute nature les mieux à même d’en assurer la protection et la conservation.

Article 22 : Règlement intérieur

22.1 - Un règlement intérieur est établi et proposé par le conseil d’administration pour adoption par l’assemblée générale ordinaire.

22.2 - Il a pour objet notamment de fixer les règles de fonctionnement des activités de l’Académie : séances privées et publiques, conférences, publications, partenariats, actions de soutien, fonctionnement du site Internet.

Il définit en complément des statuts les modalités de réception des nouveaux académiciens, des déclarations de fauteuils vacants.

Il précise les missions du conseil d’administration et de chacun de ses membres.

Il règlemente, en complément des statuts, le fonctionnement du bureau et du conseil d’administration ; la création, le fonctionnement et la dissolution des commissions.

Article 23 : Mesures transitoires

23.1 - Les présents statuts entrent en vigueur à compter de leur adoption en assemblée générale réunie conformément aux dispositions statutaires de 1997.

Le règlement intérieur (article 22) devra être adopté par l’assemblée générale ordinaire réunie en application des statuts de 1997.

23.2 - L’élection des membres du conseil d’administration sera organisée au mois de novembre ou décembre de l’année de l’adoption des nouveaux statuts. Le conseil d’administration entrera en fonction le 1er janvier de l’année suivante.

23.3 - Le bureau en fonction assurera provisoirement les fonctions dévolues au conseil d’administration créé par l’article 12 des présents statuts jusqu’à l’élection de cette instance.

23.4 – Le calcul de la durée des mandats tel que prévu à l’article 18.5 entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2020.

23.5 – Déclarations légales

Le président et le secrétaire général procèdent sans délais aux déclarations de modifications obligatoires auprès des autorités publiques, des banques et des partenaires de toutes natures. 

Statuts adoptés lors de l’assemblée générale qui s’est tenue au siège de l’Académie à l’Ancien Collège à Montauban le 3 juin 2019.                                           

Le président

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LE REGLEMENT INTERIEUR  du 3 juin 2019

 REGLEMENT INTERIEUR DE L’ACADEMIE DES SCIENCES, DES LETTRES ET DES ARTS DE MONTAUBAN


Article 1 : Objet
Article 2 : Protection du sceau et de la devise de l’Académie de Montauban - Protection des données
Article 3 : Catégories de membres – Modalités d’élection – Eligibilité – Radiation - Exclusion
Article 4 : Cotisations
Article 5 : Organisation des activités
Article 6 : Le conseil d’administration
Article 7 : Le président et le bureau
Article 8 : Le secrétaire général
Article 9 : Le trésorier
Article 10 : Le chargé des publications
Article 11 : Le chargé de communication
Article 12 : Le chargé des affaires interacadémiques
Article 13 : Le secrétaire des séances
Article 14 : L’archiviste-bibliothécaire
Article 15 : Les commissions - Les chargés de missions particulières ponctuelles
Article 16 : Les assemblées délibérantes – Dispositions communes
Article 17 : Dispositions particulières en fonction de la nature de l’assemblée générale
Article 18 : Les archives de l’Académie de Montauban
Article 19 : Modalités d’adoption et d’application du règlement intérieur
Annexe : Sceau de l’Académie de Montauban (sceau + sceau commenté)

ARTICLE 1 – OBJET
Le présent règlement a pour objet de préciser certains points des statuts, afin de faciliter le fonctionnement de l'association « Académie des sciences, des lettres et des arts de Montauban », ci-dessous dénommée « Académie de Montauban », étant entendu qu'en aucun cas les clauses du règlement intérieur et leur interprétation ne peuvent être en contradiction avec les statuts qui ont toujours priorité.Il règlemente, en complément des statuts, le fonctionnement des assemblées, du bureau et du conseil d’administration, la création, le fonctionnement et la dissolution des commissions. Il définit les conditions de nomination ou d’élection des différentes catégories de membres (conditions d’éligibilité, organisation des élections.). Il précise également le fonctionnement des activités de l’Académie de Montauban, ainsi que les missions des secrétaire général, secrétaire adjoint, trésorier, trésorier adjoint, chargé des publications, chargé de communication, chargé des affaires interacadémiques, secrétaire des séances, archiviste-bibliothécaire. Le règlement intérieur a été adopté en assemblée générale ordinaire. Les textes du règlement intérieur et des statuts sont mis à la disposition des adhérents de l’association Académie de Montauban.

ARTICLE 2 - PROTECTION DU SCEAU ET DE LA DEVISE DE L’ACADEMIE DE MONTAUBAN - PROTECTION DES DONNEES
Cet article est pris en application de l’article 2.2 des statuts.
Le sceau de l’Académie de Montauban et sa devise tels qu’ils figurent en annexe au présent règlement, peuvent être apposés sur tous les supports éditoriaux, affiches, en-tête de lettres, etc…à l’initiative des membres du bureau pour indiquer l’origine des documents et en valider l’authenticité. Sauf accord explicite du président, les membres de l’association ne peuvent en faire usage.Toute modification du sceau et/ou de la devise qui porte sur le contenu et/ou la forme visuelle constitue une modification de valeur statutaire et doit faire l’objet d’une décision explicite en assemblée générale extraordinaire.Le président de l’association, sur décision du conseil d’administration, peut mettre en œuvre les mesures jugées nécessaires en matière de protection de la propriété industrielle. 

ARTICLE 3 - CATEGORIES DE MEMBRES – MODALITES D’ELECTION ELIGIBILITE – RADIATION EXCLUSION
Cet article est pris en application des articles 6,8 et 18 des statuts.
3.1 - Les académiciens 
3.1.1 – Conditions d’éligibilité 
Peuvent faire acte de candidature, les personnes qui répondent aux critères suivants : Etre français ou être francophone ; Etre membre associé depuis deux ans au moins, ou avoir « un profil exceptionnel » ; Etre titulaire de titres et/ou avoir publié des travaux, et/ou avoir donné une ou des conférences lors des séances de l’Académie ; Avoir une notoriété et/ou une compétence reconnue dans un domaine particulier (professionnel, scientifique, littéraire, artistique, etc.) susceptible d’apporter une contribution de qualité aux travaux de l’Académie ; Etre suffisamment disponible pour participer régulièrement aux travaux de l’Académie ; Avoir des attaches avec Montauban et/ou le Tarn-et-Garonne ; Etre âgé de moins de 75 ans à la date de l’élection. 
3.1.2.-Acte de candidature
La vacance d’un fauteuil ne peut être déclarée par le conseil d’administration qu’après démission, décès ou radiation d’un de ses membres, radiation devenue définitive. La vacance d’un ou plusieurs fauteuils et l’appel à candidature sont portés à la connaissance des membres de l’association et du public par la voie des organes de communication habituels de l’association (messageries, lettre mensuelle, site internet) et à l’occasion des séances publiques.Les personnes qui se portent candidates ont un délai de 3 mois après la première diffusion de l’appel à candidature pour adresser au secrétaire général leur lettre de candidature (par voie postale ou télématique), motivée et assortie d’un curriculum vitae détaillé. Cette lettre doit être accompagnée du courrier d’au moins deux membres titulaires, soulignant les qualités particulières et les mérites du candidat et proposant l’élection de celui-ci. A l’issue de ce délai, le président convoque spécialement le conseil d’administration ainsi que les anciens présidents de l’Association pour procéder à l’examen des candidatures.Le conseil d’administration fixe la date qu’il juge utile pour la convocation de l’assemblée générale élective qui aura à statuer et si l’élection, en cas de pluralité de sièges vacants, doit faire l’objet d’un scrutin unique ou fractionné, siège par siège. 
3.1.3 – Examen des candidatures
Le secrétaire général soumet au conseil d’administration élargi aux anciens présidents, les candidatures qui lui ont été adressées par écrit dans les délais requis.Le conseil, dans cette formation, après avoir vérifié que les candidats remplissent les conditions d’éligibilité au regard des critères énumérés en 3.1.1, exprime collégialement un avis, si nécessaire au moyen d’un vote à bulletin secret, quant à la pertinence, la qualité respective des différentes candidatures et désigne un rapporteur chargé de présenter ses avis à l’assemblée générale élective des académiciens. 
3.1.4 – Organisation de l’élection
L’organisation de l’élection est régie par les dispositions de l’article 18 des statuts. En cas de défaut de quorum, une nouvelle convocation est adressée à ses membres avec le même ordre du jour dans les mêmes conditions de délais, soit quinze jours au moins avant la date prévue, mais sans obligation de quorum. L’élection a lieu en assemblée générale élective des académiciens. Sont électeurs les académiciens occupant chacun l’un des « fauteuils numérotés » non-vacants au jour de l’élection et effectivement présents. Un électeur absent peut donner un mandat de vote à l’un de ses confrères présents. Le mandat doit être remis au président avant le début de la séance.L’assemblée est convoquée par le président quinze jours au moins avant la date prévue. La convocation précise le ou les sièges vacants et les causes de la vacance et, en cas de pluralité de sièges à pourvoir, suite à une décision prise par le conseil d’administration, le mode de scrutin qui a été retenu.Elle doit se référer pour son organisation à l’article 18.4 des statuts. La séance se déroule comme suit :➢ Enoncé par le président de l’ensemble des candidatures et des sièges à pourvoir ;➢ Rappel des règles relatives au scrutin et de l’échéancier des opérations décidé par le conseil ;➢ Désignation d’une commission de trois membres, commission chargée des opérations de vote ;➢ Audition du rapporteur présentant les avis et propositions du conseil d’administration relatives aux candidatures ;➢ Questions et interventions des électeurs ;➢ Vote à bulletin secret ;➢ Dépouillement du (ou des) scrutin(s). En cas de scrutin unique ou de scrutin fractionné en cas de pluralité de sièges à pourvoir, le candidat ayant recueilli le plus grand nombre de voix, s’il recueille la majorité des suffrages exprimés, est proclamé élu. Si aucun des candidats ne recueille la majorité des suffrages exprimés, il est procédé à un second tour dans les mêmes conditions. Si le second tour n’apporte pas de résultat, un troisième tour est organisé pour départager les deux candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix au second tour.Dans le cas d’un scrutin unique destiné à élire simultanément plusieurs nouveaux académiciens, chaque électeur disposant d’autant de voix que de sièges à pourvoir, les attribue, dans cette limite à des candidats différents. Sont proclamés élus, dans la limite des sièges à pourvoir, les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix exprimées, à la condition que celui-ci soit supérieur à la majorité du nombre des votants. Si tous les sièges ne sont pas pourvus dans ces conditions, il est procédé à un second tour puis éventuellement à un troisième tour où ne seront soumis alors au suffrage qu’un nombre de candidats (par ordre décroissant des voix exprimées au 2è tour) égal au double des sièges restant à pourvoir. Le secrétaire général rédige un procès-verbal des opérations de vote proclamant les résultats. Ce procès-verbal doit être signé par le président et les 3 membres de la commission de vote.  Les débats et interventions durant les assemblées générales électives des académiciens sont soumis au secret.
3.1.5 – Proclamation des résultats 
Après s’être assuré que le scrutin ne souffre aucune contestation, le président proclame les résultats devant les membres de l’assemblée générale élective des académiciens. Il informe les différents candidats individuellement du résultat des votes et publie le nom ou les noms des nouveaux académiciens dans les organes habituels de communication de l’association. L’information est également donnée publiquement lors de la séance publique qui suit l’élection.  
3.1.6 – Installation – réception
La réception du nouvel élu a lieu en séance publique dans des délais compatibles avec la programmation des séances de l’Académie. Lors de cette séance publique, il est conduit par deux membres titulaires et est reçu au fauteuil qui lui a été attribué. Un parrain, membre titulaire, académicien, le présente en moins de 10 minutes. Alors, l’impétrant, après avoir fait l’éloge de son prédécesseur également en moins de 10 minutes, prononce une conférence sur le sujet qu’il aura choisi. Il reçoit des mains du président une médaille aux armes de l’Académie, gravée à son nom et comportant le numéro du fauteuil qui lui a été attribué.Il est admis à participer aux séances et/ou assemblées générales réservées aux académiciens dès la proclamation de son élection. Lors de sa première participation, il « prend séance ». Il reçoit un exemplaire des statuts de l’association et de son règlement intérieur et signe un procès-verbal d’installation que conserve le secrétaire général. 
3.2 - Les membres associés Ils sont en nombre illimité. La demande d’adhésion doit faire l’objet d’un courrier adressé par voie postale ou télématique accompagné d’un curriculum vitae et d’une lettre de parrainage d’un académicien ou d’un membre honoraire. Le président ou l’un des membres du bureau par lui désigné, reçoit le candidat pour un entretien (qui peut être téléphonique s’il ne réside pas dans le département). Leur admission est décidée par le conseil d’administration après avoir entendu le rapport du membre du bureau chargé de l’entretien à conduire avec le demandeur. Le conseil d’administration informe de sa décision l’intéressé et le (ou les) parrains. L’admission est définitive dès le versement effectif de la cotisation due. Est publié le nom du nouveau membre associé dans les organes habituels de communication de l’association. L’information est également donnée publiquement lors de la séance publique qui suit l’élection.  La candidature est présentée par le secrétaire général. La décision est acquise par un vote à bulletin secret dont le résultat est supérieur à 50% de réponses favorables des participants ou représentés à la séance du conseil d’administration
3.3 - Les membres bienfaiteurs
Ils sont en nombre illimité. Sont élues à ce titre par l’assemblée générale élective des académiciens les personnes qui par leurs dons ou leur cotisation d’un montant exceptionnel attestent un attachement particulier à notre association. L’octroi de cette qualité est irrévocable sauf en cas d’exclusion pour manquements aux obligations visées dans les statuts à l’article 8.4. Les membres bienfaiteurs peuvent être dispensés de cotisation par décision du conseil d’administration, pour une durée donnée ou de façon perpétuelle. La proposition en vue d’accorder cette qualité est présentée par le secrétaire général au conseil d’administration pour avis. Si celui-ci est favorable, la décision est acquise par un vote à bulletin secret dont le résultat est supérieur à 50% de réponses favorables des participants ou représentés à la séance de l’assemblée générale des académiciens convoqués à cet effet. Est publié le nom du nouveau membre bienfaiteur dans les organes habituels de communication de l’association. L’information est également donnée publiquement lors de la séance publique qui suit l’élection. 
3.4 – Les membres d’honneur Ils sont en nombre illimité. Sont élues à ce titre par l’assemblée générale élective des académiciens les personnes qui par leur notoriété, leur carrière et la qualité de leur travaux intellectuels, en devenant membres de l’Académie de Montauban, peuvent contribuer à son prestige et à son rayonnement.  L’octroi de cette qualité est irrévocable. Les membres sont dispensés de cotisation.La proposition en vue d’accorder cette qualité est présentée par le secrétaire général.Tout académicien peut déposer une requête auprès du conseil d’administration qui confie à un rapporteur l’instruction de la proposition en vue d’exprimer un avis. En cas d’avis favorable, la décision est acquise par un vote à bulletin secret dont le résultat est supérieur à 50% de réponses favorables des participants ou représentés à la séance de l’assemblée générale élective des académiciens convoqués à cet effet.  La qualité de membre d’honneur n’est effectivement conférée qu’en cas d’acceptation explicite par la personne élue à ce titre à la suite d’un courrier de proposition qui lui est adressé par le président. Est publié le nom du nouveau membre d’honneur dans les organes habituels de communication de l’association. L’information est également donnée publiquement lors de la séance publique qui suit l’élection. 3.5 - Les membres correspondants
Ils sont au nombre de cinq. Ce nombre peut être modifié par décision du conseil d’administration. Cette modification ne peut avoir effet d’exclure un membre déjà élu. Sont élues à ce titre par l’assemblée générale élective des académiciens, les personnes qui ne résident pas en Tarn-et-Garonne et qui, par leur notoriété, leur carrière et la qualité de leurs travaux intellectuels, en devenant membres de l’Académie de Montauban, peuvent contribuer à son prestige et à sa renommée. Ils s’engagent, en fonction de leur situation particulière, à participer aux travaux de l’Académie (communications écrites, conférences à l’occasion de déplacements à Montauban). L’octroi de cette qualité peut être révoqué si, malgré un rappel du président, il est constaté que pendant une période de cinq ans le membre correspondant n’a apporté aucune contribution aux travaux de l’Académie. Il peut alors, à sa demande, lui être conféré la qualité de membre honoraire. La proposition en vue d’accorder cette qualité est présentée par le secrétaire général. Tout académicien peut déposer une requête auprès du conseil d’administration qui confie à un rapporteur l’instruction de la proposition en vue d’exprimer un avis. La décision est acquise par un vote à bulletin secret dont le résultat est supérieur à 50% de réponses favorables des participants ou représentés à la séance de l’assemblée générale élective des académiciens convoqués à cet effet.  Est publié le nom du nouveau membre correspondant dans les organes habituels de communication de l’association. L’information est également donnée lors de la séance publique qui suit l’élection.  La réception du nouvel élu en qualité de membre correspondant a lieu en séance publique dans des délais compatibles avec la programmation des séances de l’Académie qui suit son élection. Lors de cette séance publique, il est conduit par un membre titulaire qui le présente en moins de 10 minutes. Alors, l’impétrant prononce une conférence sur le sujet qu’il aura choisi. Lors de ses séjours à Montauban, après en avoir informé le président, il est admis à participer aux réunions réservées aux académiciens dès la proclamation de son élection. 
3.6 - Les membres honoraires
Un académicien que des raisons majeures empêchent de participer régulièrement aux travaux de l’association, ou s’il cesse de résider en Tarn-et-Garonne, peut être nommé, sur sa demande, membre honoraire. Dans ce dernier cas, l’intéressé, s’il s’engage à participer aux travaux de l’Académie malgré l’éloignement, peut préférer demander à bénéficier de la qualité de membre correspondant (paragraphe 3.5 du règlement intérieur).
La décision est prise par le conseil d’administration dans les mêmes conditions que pour les membres associés. En cas de décision négative, la décision finale, sur demande de l’intéressé, est de la compétence de l’assemblée générale élective des académiciens. Ils peuvent être exonérés de cotisation par décision du conseil d’administration. Un membre honoraire peut assister aux séances réservées aux académiciens sur simple demande faite au président. En cas de retour dans le département, il est réadmis de droit sur sa demande sur le premier siège devenu vacant, en qualité d’académicien sans qu’il soit nécessaire de procéder à une nouvelle élection. Il retrouve ainsi la possibilité matérielle de participer aux travaux de l’Académie.
3.7 – Radiation et exclusion
Les propositions de radiation ou d’exclusion d’un membre sont soumises au conseil d’administration pour décision par le secrétaire général ou le trésorier en cas de défaut de paiement de la cotisation. Le président notifie à l’intéressé la procédure engagée à son encontre et l’invite à produire par écrit ses observations. Le membre en cause peut aussi demander à être entendu par le conseil d’administration. Les décisions de cette nature sont prises à la majorité simple (ou qualifiée des 2/3 pour les académiciens) des membres présents ou représentés du conseil d’administration.Appel de la décision de radiation ou d’exclusion peut être interjeté devant l’assemblée générale élective des académiciens.

ARTICLE 4 - COTISATIONS
Article pris en application de l’article 9 des statuts.
4.1 – Période couverte par la cotisation
Les cotisations sont dues pour l'exercice qui commence le 1er janvier de chaque année. Toutefois, les nouveaux membres admis pendant le dernier trimestre (octobre, novembre, décembre) sont exonérés des cotisations pour l'exercice en cours. 4.2 – Modalités de recouvrement
Les cotisations sont recouvrées suivant les modalités et délais fixés par le trésorier de l'Académie qui adresse aux membres par courrier ou voie télématique un appel à cotisation. Les décisions prises en assemblée générale ordinaire relatives aux cotisations (montant, réductions, dispenses) portent leur effet à l’année N+1. 

ARTICLE 5 - ORGANISATION DES ACTIVITES
Article pris en application de l’article 11 des statuts
5.1 - Les activités programmées
L’Académie se réunit en séance mensuelle régulière le lundi après-midi à son siège social situé à Montauban. La séance est publique et/ou destinée à tout ou partie de ses membres uniquement. Dans ce cas, elle fait l’objet d’une information spécifique diffusée par voie télématique aux membres concernés. L’invitation de personnes (membres ou non-membres) à une séance qui ne leur est pas destinée doit faire l’objet d’une décision spécifique du président.Le choix des intervenants et des conférenciers est de la compétence du conseil d’administration. Des intervenants extérieurs peuvent être désignés mais priorité doit être donnée aux académiciens en tenant compte notamment de la date de leur dernière intervention.La programmation des séances mensuelles est de la responsabilité du conseil d’administration. Celle-ci peut être annuelle, semestrielle ou trimestrielle. Le conseil d’administration peut décider de ne pas programmer de séance durant les mois d’été.En plus de ces séances mensuelles, elle peut inclure dans sa programmation : ➢ Des colloques et journées thématiques ;➢ Des séances « foraines » se tenant hors de son siège social ;➢ Une séance solennelle une fois par an, ouverte aux personnalités membres de droit de l’association ;➢ Des déplacements à l’invitation d’autres académies ou des sorties culturelles, à toute date à sa convenance.La programmation est arrêtée au moins trois mois avant le début de la période couverte. Les membres de l’association qui souhaitent intervenir à un titre ou à un autre, durant ces séances communiquent leur offre au président au moins six mois avant le début de celle-ci sous la forme d’un résumé sommaire. Lorsque la demande a pour origine un non-membre, celle-ci doit être introduite par un académicien. En fonction des propositions reçues et des priorités thématiques retenues par l’Académie, le secrétaire général présente au conseil d’administration pour approbation un projet de programme prévisionnel. Le programme prévisionnel retenu par le conseil d’administration est communiqué aux membres, au public et aux médias par les moyens appropriés, notamment, sous forme de rappel dans la lettre électronique mensuelle de l’Académie.
5.2 - Les activités et manifestations exceptionnelles et/ou non programmées ; la participation de l’Académie à des manifestations coorganisées ou organisées par d’autres institutions
En fonction des opportunités et/ou de l’actualité, le conseil d’administration peut décider, à toute date et en tout lieu à sa convenance, d’organiser des manifestations ou séances exceptionnelles. Il peut également décider d’associer l’Académie à une manifestation coorganisée si sa participation entre dans le cadre de son objet tel que défini à l’article 3 des statuts.Pour les activités qui se déroulent hors de Montauban, l’Académie peut organiser le transport de ses membres, mais les frais engagés sont à la charge des participants. Elle peut décider que les moyens de transport mis en œuvre sont destinés en priorité à telle ou telle catégorie de membre. Elle ne peut proposer l’utilisation de ces moyens de transport à des personnes qui ne sont pas membres de l’association.
5.3 - Les publications 
L’Académie publie un recueil annuel. Celui-ci, outre les informations utiles sur la gouvernance, la vie et les membres de l’association, contient le texte de tout ou partie des communications données au cours de cette année durant ses séances. Il peut aussi contenir des communications écrites de ses membres, en particulier des membres correspondants.Les membres autorisent l’Académie à publier dans ce recueil la liste de ceux-ci comportant leur nom, prénom et ville de résidence ainsi que le numéro du fauteuil et la date d’élection pour les académiciens.Le conseil d’administration arrête le sommaire du recueil. Le président, sur proposition du chargé des publications, signe le bon à tirer. Le recueil doit être imprimé et diffusé dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice. Il arrête la liste des académies et sociétés savantes destinataires du bulletin.Les conférenciers s’engagent à remettre au secrétaire général dans le mois qui suit la séance durant laquelle ils sont intervenus, le texte de leur communication sous la forme d’un fichier électronique. Ils acceptent que ce texte soit modifié et/ou abrégé si cela s’avère nécessaire. Ils ne peuvent prétendre à aucun droit d’auteur lié à cette publication. Dans le cadre de l’Académie le droit d’auteur est collectif et appartient à l’Académie représentée par son président.L’Académie peut publier des ouvrages collectifs d’intérêt général qui entrent dans le cadre de son objet. Les membres de l’association, en fonction de leurs compétences ou de leurs disponibilités, s’engagent à y contribuer.Le conseil d’administration arrête le sommaire, le prix du recueil annuel et des ouvrages collectifs et leur mode de diffusion. Le chargé des publications organise l’impression de ceux-ci et propose au président, qui en est responsable, la signature du « bon à tirer ».
5.4 - Le site internet
L’Académie administre un site internet qui est composé de deux parties, l’une accessible au public, l’autre seulement à ses membres. Le président est responsable de leur contenu et peut décider de faire supprimer par les administrateurs tout ou partie d’un texte litigieux ou de nature à porter atteinte à la réputation de l’Académie. Toutes les informations reproduites à partir du site internet de l’Académie sont protégées par le droit de propriété. Le menu du site et le contenu de ses différentes pages sont arrêtés par le conseil d’administration sur proposition du chargé de communication. Il est tenu à jour par un ou plusieurs administrateurs.       Il répond aux obligations légales en matière de protection des données personnelles et d’une manière générale aux lois et règlements relatifs aux médias électroniques.Les membres s’engagent à remettre, pour mise en ligne, les informations qui leur sont demandées relatives aux activités de l’Académie auxquelles ils contribuent. Ils peuvent proposer des textes pour en enrichir le contenu.
5.5 – Règlements particuliers
Les activités de l’Académie peuvent faire l’objet de règlements spécifiques qui sont approuvés par le conseil d’administration sur proposition du président. Il en est de même de l’organisation des séances (dispositions de nature à permettre d’en assurer le bon déroulement, protocole, temps de parole, etc…) que les dispositions aient un caractère permanent ou particulier pour une manifestation exceptionnelle.

ARTICLE 6 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article pris en application de l’article 12 à 15 des statuts
6.1. Election des administrateurs
Pour leur renouvellement triennal, les candidatures aux différents postes disponibles du conseil d'administration sont à adresser au plus tard au président 8 jours avant l'assemblée générale élective au cours de laquelle ont lieu les élections, par voie postale ou télématique. La lettre de candidature doit explicitement mentionner le ou les poste/s objet/s de la candidature. Il n’est pas possible de faire acte de candidature lors de l’assemblée générale élective des académiciens.A cet effet, un mois au moins avant l'assemblée générale élective des académiciens, le président lance un appel à candidatures auprès de tous les membres éligibles, en précisant les délais imposés et les obligations qui incombent aux administrateurs de l'Académie. Seuls les membres à jour de leur cotisation pour l’année en cours peuvent être candidats.Les votes en assemblée générale élective des académiciens ont lieu à bulletin secret pour les élections des candidats au conseil d’administration. En cas de candidature unique, le vote peut être à main levée sur proposition, sauf si l’un des participants s’y oppose. Il est procédé à l’élection des administrateurs par vote uninominal à trois tours (majorité absolue aux deux premiers tours, majorité relative au troisième tour).  Les élections se succèdent dans l’ordre suivant : président, vice-président, secrétaire général, trésorier, secrétaire adjoint, trésorier adjoint, chargés de fonctions particulières dans l’ordre des articles 10 à 13.En cas d’absence de candidat à l’un ou l’autre des postes, une nouvelle réunion de l’assemblée générale élective des académiciens est convoquée dans un délai de 15 jours. Si à l’issue de ce délai, aucune candidature ne se manifeste, l’assemblée générale élective des académiciens procède à un tirage au sort parmi les académiciens qui n’ont pas été élus ou n’ont pas été candidats. Le conseil d’administration nouvellement élu est installé dans la première quinzaine du mois de janvier qui suit son élection. Toute modification dans la composition du conseil d’administration et/ou la répartition des responsabilités en son sein fait l’objet d’une information dans les organes habituels de communication de l’association. L’information est également donnée lors de la séance publique qui suit l’élection. 
6.2 Compétences du conseil d’administration
Les missions du conseil d’administration sont définies par l’article 12.5 des statuts. A ce titre il a compétence pour :  Arrêter les grandes orientations et les stratégies de l'Académie de Montauban ;  Décider la programmation et l’organisation des actions ; Contrôler l'avancement des activités ; Valider la comptabilité et les comptes rendus d'activité ; Préparer les évolutions et orientations nouvelles en matière de stratégie sur chacune des activités actuelles ou à développer ; Mettre sur pied l’organisation nécessaire pour la réalisation des différentes activités en désignant si besoin les différents responsables, en fixant les limites de leurs compétences et en leur fixant les contraintes humaines, matérielles et financières voire techniques ; Procéder à la création et à la dissolution des commissions thématiques ;  Décider du contenu de ses publications et supports de communication et engager les dépenses qui correspondent à ces publications et/ou à leur bon fonctionnement ; Autoriser le président à signer les conventions de partenariat avec les pouvoirs publics et les associations qui ont un objet proche et/ou complémentaire de celui de l’Académie pour des actions communes ; Autoriser le président à engager toutes dépenses supérieures à 1000€.
6.3 – Relevé de décisions
Le secrétaire général établit un relevé de décisions à l’issue de la réunion qui est approuvé au début de la réunion suivante. Celui-ci est alors mis en ligne dans l’espace membre du site internet de l’Académie.

ARTICLE 7 - LE PRÉSIDENT ET LE BUREAU
Article pris en application de l’article 15 des statuts.
7.1 - Le président  Il est responsable vis-à-vis du conseil d'administration. Il doit, conformément aux statuts de l'Académie, œuvrer au développement et au rayonnement de l'Académie et veille à resserrer les liens d'amitié et de solidarité entre les membres dans le but de développer auprès des adhérents l’esprit dans lequel l’Académie a été créée. Le président est habilité à représenter l'Académie auprès des autorités civiles et militaires, des administrations et de toutes les associations poursuivant les mêmes buts dans le cadre des décisions du conseil d'administration. Il est secondé par le vice-président. 
7.2 - Le bureau  Le président réunit les membres du bureau au moins une fois par trimestre et plus souvent si nécessaire. Le but de ces réunions est de « faire le point » dans tous les domaines, notamment : organisation, manifestations, recrutement, finances, etc.., et de fixer les grandes lignes de l'action future à proposer au conseil d’administration. En cas d’urgence ou de nécessité, il peut réunir le bureau en formation réduite (président, vice-président, secrétaire général, trésorier). 
7.3 - Dispositions en cas de vacance 
Vacance du président : en cas de vacance du poste de président celui-ci est remplacé de plein droit par le vice-président jusqu'à la fin normale du mandat de 3 ans en cours (article 12.2 des statuts).Vacance d’un ou plusieurs membres du bureau, autres que le président : un nombre correspondant de nouveaux membres peut être coopté par les membres du bureau, afin de remplacer les membres disparus et leur désignation comme membres provisoires est alors soumise à l'approbation du conseil d'administration, jusqu’à la fin du mandat en cours. Pour les membres du bureau cooptés en cours de mandat de trois ans commun à tous les autres membres, la durée du mandat coopté ne sera pas prise en compte dans le décompte du cumul de mandat tel que précisé dans l’article 12.2 des statuts si la durée effective de l’exercice de ses fonctions au sein du bureau est inférieure ou égale à 12 mois.
7.4 – Dénomination des membres du bureau
  L’Académie dans sa communication institutionnelle, pour désigner par leurs fonctions les membres du bureau, utilise en fonction du sexe de son ou sa titulaire les dénominations le plus en usage en cas de différenciation de genre.

ARTICLE 8 - LE SECRETAIRE GENERAL 
Le secrétaire général est chargé de la correspondance. Il assure la diffusion des informations statutaires émanant du président en concertation avec le chargé de communication. Il est destinataire des productions écrites des membres et des intervenants extérieurs qu’il transmet aux membres du conseil d’administration en fonction des impératifs et des missions de chacun. Il tient la liste des membres de l’association sous la forme d'un fichier permettant la mise à jour. Il remplit, en outre, toute fonction que le président juge à propos de lui confier. Il assure la relation entre les membres du bureau et du conseil d’administration et les adhérents. Il établit les convocations et les procès-verbaux des séances statutaires (assemblées générales, conseil d’administration, bureau). Sous l’autorité du président, il tient le calendrier des activités programmées et exceptionnelles en application des décisions du conseil d’administration.

ARTICLE 9 - LE TRESORIER  Le trésorier est chargé avec le secrétaire général de l’appel des cotisations et tient avec lui la liste des membres à jour des cotisations. Il encaisse les cotisations et propose au conseil d’administration les mesures appropriées pour relancer les membres qui ne sont pas à jour dans leurs versements. Il suit régulièrement la situation du ou des compte/s courant/s souscrit/s dans une ou plusieurs banques et en tient informé le bureau. Il a délégation de signature sur ce/s compte/s sauf décision contraire du président.  Il délivre aux membres, s’il y a lieu, les attestations fiscales. Il propose au conseil d’administration pour approbation le projet de budget prévisionnel à présenter en assemblée générale ordinaire.Il est dans ses missions secondé et remplacé par le trésorier adjoint.
ARTICLE  10 - LE CHARGE DES PUBLICATIONS
Le chargé des publications : Assure les publications, sur papier et aussi sur internet, en relation avec le chargé de mission en communication pour la mise à jour du site Web de l’Académie : compte rendu des conférences, agenda mensuel, sauvegardes, etc. ;  Demande des codes ISBN auprès de l'AFNIL (ELECTRE) et procède à l’envoi de chacun des ouvrages publiés au Dépôt légal ; Regroupe les textes et vérifie leur harmonisation (relecture, corrections, mise en conformité, assemblage) avant la transmission d’un ensemble ordonné à un(e) infographiste qualifié(e) ; S’occupe de la vente et de la diffusion des ouvrages de l’Académie ;  Consulte la messagerie de l’Académie.

ARTICLE 11 – LE CHARGE DE COMMUNICATION
11.1 – Missions générales 
Sous l’autorité du président, le chargé de communication a pour mission d’être l'interface entre l'Académie et le monde extérieur et d’assurer la communication interne au sein de celle-ci, à l’exception des échanges d’informations institutionnelles entre l’équipe chargée de la gouvernance et les membres qui relèvent de la mission du secrétaire général. D’une manière générale, il a pour mission de conseiller le président et le conseil d'administration dans son domaine de compétence.Il est responsable de l’organisation générale et du bon fonctionnement du site Internet. Il est l’interlocuteur des prestataires de services chargés de sa maintenance. Il associe, chaque fois que nécessaire, les membres de l'association afin de les impliquer dans la communication. Il peut être assisté par un ou plusieurs chargés de mission désignés en application de l’article 16.2, qu’il propose au conseil d’administration pour lui permettre d’assurer ses fonctions.
11.2 - Déontologie
Le chargé de communication a une obligation générale de réserve : il ne prend pas position sur des événements ou questions d’ordre général qui ne relèvent pas de l'objet de l'association ; il ne fait pas état des débats internes des instances de l’association qui n’ont pas fait l’objet de décisions explicites du conseil d’administration ; il fait remonter au président les questions qui lui sont posées sur l’association et sur lesquelles il n’est pas en mesure d’apporter de réponse pertinente.

ARTICLE 12 – LE CHARGE DES AFFAIRES INTERACADEMIQUES Les activités interacadémiques représentent un élément moteur important de la dynamique de l’Académie.En lien étroit avec le président, le chargé des relations interacadémiques répartit ses activités selon deux axes : Un axe transversal qui décrit les relations en tous genres avec les 32 académies en régions : Echanges divers, réguliers ou ponctuels, organisés notamment en vue de colloques et/ou de publications communes ; Renforcement de tous les modes de communication : mails, échanges de lettres d’actualités… Présence à certaines séances qui seraient jugées comme le méritant et, réciproquement, invitations à participer aux séances de l’Académie de Montauban (d’où l’envoi systématique, par le secrétaire, du programme annuel de ses activités) Tenue à jour, en fonction des décisions du conseil d’administration, de la liste des sociétés savantes et académies destinataires du recueil.Un axe vertical qui concerne plus spécifiquement les rapports avec la Conférence Nationale des Académies (C.N.A), impliquant, en amont, une concertation avec les autres académies en régions.

ARTICLE 13 – LE SECRETAIRE DES SEANCES Le secrétaire des séances rédige le compte rendu des séances de l’Académie, à l’exception des réunions des instances délibératives qui sont de la responsabilité du secrétaire général, en liaison avec les intervenants et le président. Après validation du texte par ce dernier, il veille, en liaison avec le chargé de communication, à sa diffusion dans les supports éditoriaux habituels de l’Académie (lettre électronique mensuelle, site internet) et dans les médias locaux.  Les intervenants (conférenciers) sont tenus, dans la quinzaine qui précède la séance, de lui transmettre une version (provisoire) de leur communication sous la forme d’un fichier électronique. Il en rédige une synthèse (1 à 2 pages) qui est complétée en séance par des notes relatives au déroulement effectif de celle-ci et particulièrement sur les points principaux de l’intervention finale du président. Les intervenants doivent valider ou apporter les modifications jugées utiles au projet de compte rendu dans les meilleurs délais avant sa diffusion.

ARTICLE 14 – L’ARCHIVISTE - BIBLIOTHECAIRE
14.1 – Fonctions de bibliothécaire
L’archiviste – bibliothécaire assure les fonctions de bibliothécaire pour l’ensemble des livres et les brochures détenus par l’association. A ce titre, il a les missions suivantes :➢ Réceptionner les ouvrages et brochures d’auteurs locaux ou d’autres auteurs ;➢ Répartir, au moment de leur enregistrement, ces derniers selon leurs formats. ➢ Installer les documents sur leurs étagères respectives en salle de réunion ;➢ Entrer la notice de chacun des livres ou brochures dans l’ordinateur [dans l’inventaire ou le catalogue] ;➢ Diffuser l’inventaire aux membres de l’association par voie télématique ou sur le site internet ;➢ Idem pour les revues et publications en série, en particulier celles de la Conférence Nationale des Académies des Sciences, Lettres et Arts (AKADEMOS) et celles d’Académies ou Sociétés Savantes non affiliées à la Conférence Nationale ;➢ Assurer la gestion du prêt et ou de la consultation des ouvrages ;➢ Proposer au conseil d’administration l’acquisition d’ouvrages ;➢ Encourager le don d’ouvrages par les membres de l’association.
14.2 - Fonctions d’archiviste 
A ce titre : ➢ Il veille au classement et à l’entretien des documents d’archives qui se trouvent dans le local de l’Académie. Il en dresse l’inventaire et veille à leur bon état de conservation.➢ Il tient l’inventaire du fonds d’archives de l’Académie de Montauban afin de le mettre à la disposition des chercheurs ;➢ Il facilite leur consultation par quiconque, académicien ou pas ; ➢ Il est en contact permanent avec le directeur des archives départementales, sur la question des archives de l’Académie déposées et/ou à déposer dans son service ; ➢ Il veille à ce que le « recueil » de l’Académie soit numérisé et mis en ligne sur le site GALLICA ; En liaison avec le président, le secrétaire général et le trésorier, il collecte les documents produits par l’Académie et ses membres qui vont constituer ses archives (procès-verbaux et comptes rendus divers, articles de presse, projets d’ouvrages, etc.).

ARTICLE 15 – LES COMMISSIONS – LES CHARGES DE MISSIONS PARTICULIERES PONCTUELLES
Article pris en application de l’article 16 des statuts.
15.1 Les commissions
Le conseil d'administration peut créer des commissions en fonction de ses programmes et de ses activités. Ces commissions sont composées de membres du conseil d’administration et/ou éventuellement de tout membre de l'association particulièrement qualifié. Elles se réunissent sous la présidence de droit du président ou d’un autre membre du conseil d’administration mandaté par lui.Les membres du conseil d'administration participent aux travaux de ces commissions en fonction de leurs compétences particulières et de leurs disponibilités. Elles sont toujours présidées par un membre du conseil d’administration.La composition des commissions est approuvée par le conseil d'administration qui a la possibilité de la modifier à tout instant et nomme un secrétaire rapporteur. Celui-ci assure le secrétariat des séances et en rapporte les conclusions et propositions au conseil d’administration. S’il n’est pas membre du conseil d’administration, en fonction de l’ordre du jour et seulement dans le cadre de sa mission, il peut être associé, sans droit de vote, aux travaux du conseil d’administration.   En l’absence du président, du vice-président ou du secrétaire général ou du membre du conseil d’administration chargé de la présider, il assure la présidence des réunions de la commission. 
15.2 – Les chargés de missions particulières ponctuelles
Le conseil d’administration, sur proposition du président, peut nommer des membres du conseil ou à défaut des académiciens pris en dehors de celui-ci, pour mener à bien des missions particulières ponctuelles dans les mêmes conditions de durée que pour les commissions.La définition de leur mission fait l’objet d’une lettre de cadrage qui précise en particulier la durée de la mission et le membre du conseil d’administration auquel il est rattaché pour l’accomplissement de sa mission et auquel il rend compte de l’avancement de ses travaux.En fonction de l’ordre du jour, et seulement dans le cadre de sa mission, il peut être associé, sans droit de vote, aux travaux du conseil d’administration.

ARTICLE 16 - LES ASSEMBLEES DELIBERANTES – DISPOSITIONS COMMUNES POUR L’ORGANISATION DES ASSEMBLES DELIBERANTES
Article pris en application des articles 17 à 19 des statuts).
16.1 – Convocation
La date de l’assemblée générale est communiquée aux membres qu’il convient de convoquer 15 jours au moins avant la date prévue pour sa tenue.
16.2 – Conseil d’administration préparatoire
Le conseil d'administration doit se réunir 21 jours avant toute assemblée générale pour en préparer le déroulement et en fixer l’ordre du jour.
16.3 – Secrétariat
Le bureau de l'assemblée générale est celui de l’Académie au moment où se tient ladite assemblée. Le secrétariat de l’assemblée générale est assuré par le secrétaire général, le secrétaire adjoint ou un membre du conseil d’administration. 
16.4 – Compte rendu
Le compte rendu est diffusé à l’ensemble des membres après validation par le conseil d’administration. 
16.5 – Questions diverses à l’ordre du jour
Si l’ordre du jour comporte un point "Questions diverses", les questions des membres doivent parvenir au bureau au plus tard la veille de l'assemblée générale dont il est question ci-dessus. Toute question supplémentaire peut néanmoins être posée en assemblée générale. Dans ce cas, si la réponse ne peut être apportée immédiatement, elle sera traitée par écrit et portée à la connaissance des membres par tous moyens de communication à la disposition de l’Académie. Toute question qui n’entre pas dans le domaine de compétence de l’assemblée générale convoquée peut être écartée par le président. Une réponse motivant le refus d’inscription à l’ordre du jour sera adressée à l’auteur de la question. 

ARTICLE 17 – DISPOSITIONS PARTICULIERES EN FONCTION DE LA NATURE DE L’ASSEMBLEE GENERALE 
Article pris en application des articles 17 à 19 des statuts.
17.1 L’assemblée générale ordinaire
Son ordre du jour doit au moins comprendre les points suivants :➢ Le rapport sur l’activité de l’association et la participation de ses membres aux actions pendant l’exercice écoulé ;➢ L’information, si besoin, relative aux mouvements intervenus durant l’année écoulée parmi les membres ;➢ La présentation des comptes pour l’exercice écoulé ;➢ Le rapport des vérificateurs aux comptes ;➢ Le quitus au bureau tant sur le plan de la gestion que sur celui de la situation financière ;➢ Les perspectives pour l’exercice suivant en ce qui concerne les activités et le budget l’association ;➢ La fixation du montant des cotisations à l’année N+1 pour les différentes catégories de membres. Sauf demande expresse, les votes en assemblée générale ordinaire se font à main levée.
17.2 – Les assemblées générales électives des académiciens
Sur la convocation figure l’ordre du jour. Seuls les points figurant à l’ordre du jour pourront être traités lors de l’assemblée élective des académiciens. L’assemblée générale élective des académiciens pour élire les onze membres du conseil d’administration, procède aux votes dans l’ordre suivant :➢ En premier lieu, le président et le vice-président, élus pour 3 ans, et non rééligibles sauf après une interruption de 3 ans minimum ;➢ Puis les neuf autres membres du conseil d’administration, dans leurs fonctions respectives telles que définies ci-dessus. Ces neuf membres sont rééligibles immédiatement en fin de mandat.Les votes sont de plein droit à bulletin secret.
17.3 – Les assemblées générales extraordinaires
Sur la convocation figure l’ordre du jour. Seuls les points figurant à l’ordre du jour pourront être traités lors de l’assemblée générale extraordinaire. Les votes sont de plein droit à bulletin secret.

ARTICLE 18 – LES ARCHIVES DE L’ACADEMIE DE MONTAUBAN
18..1 – Contenu des archives 
Les documents produits par l’association dans le cadre de ses activités statutaires et de son fonctionnement ont vocation à constituer ses archives. Le président et le conseil d’administration ont l’obligation d’en assurer la conservation dans un but patrimonial pour contribuer à la mémoire et à l’histoire de l’Académie.
18.2 – Constitution des archives
Après chaque année civile, dès le vote en assemblée générale des différents rapports afférents à cette année, le secrétaire général constitue un dossier contenant toutes les pièces qui constituent une trace écrite des activités de l’association et de son fonctionnement. La liste des pièces, par nature, est arrêtée par le conseil d’administration. Ce dossier, dont le contenu est inventorié par le chargé des archives, est visé par le président.
18.3 – Conservation
Pour les archives récentes : les dossiers année par année sont conservés au siège de l’association sous la responsabilité de l’archiviste qui en fait une copie numérisée (ordinateur de l’académie, CD-Rom, clé USB, disque dur externe) communicable aux membres de l’Académie.Pour chaque décennie, les dossiers d’archives doivent être regroupés dans leur version papier et numérique et faire l’objet d’un versement au service des archives départementales dans le fonds privé de l’Académie. L’inventaire et la copie numérique des pièces, année par année, sont conservés sous la responsabilité de l’archiviste, au siège de l’Académie.Pour les archives anciennes, l’archiviste en assure la conservation dans le cadre de ses missions définies à l’article 13.

ARTICLE 19 : MODALITES D’ADOPTION ET D’APPLICATION DU REGLEMENT INTERIEUR
Article pris en application de l’article 24 des statuts.
Le règlement intérieur devra être adopté par l’assemblée générale ordinaire réunie en application des statuts de 1997, dès la modification de ceux-ci ou au plus tard dans le mois qui suit l’adoption des statuts modifiés.A défaut, il sera adopté en assemblée générale ordinaire conformément aux dispositions de l’article 23 des présents statuts, avant le 31 décembre 2019. 
Adopté lors de l’assemblée générale du 3 juin 2019 
Le président Le secrétaire général





ANNEXE A L’ARTICLE 2 –voir le sceau à la page accueil

 

 

REGLEMENTS ET STATUTS ANTERIEURS A 1997

 POUR CONSULTER CES TEXTES, CLIQUER SUR : REGLEMENTS ET STATUTS DE 1730 A 1997